Descubre qué es el Compliance y qué ventajas puede aportarte

Este post va dirigido a todas aquellas personas que queráis conocer qué es el Compliance y qué ventajas puede aportarte tanto a ti como a tu empresa. 

Desde la reforma del Código Penal operada por la Ley Orgánica 5/2010, de 22 de junio, se incluyó en nuestro ordenamiento jurídico la posibilidad de que las personas jurídicas también tuvieran responsabilidad penal.

Esta previsión legal se ha visto afectada por reformas posteriores del Código Penal que han incidido de lleno en la responsabilidad penal de las personas jurídicas. Estas reformas legales han hecho patente la necesidad de las empresas de contar con un plan de cumplimiento de las normas penales.

Este plan de cumplimiento suele denominarse Compliance. De hecho, su propio nombre ya lo indica, ya que Compliance podría traducirse como cumplimiento.

De forma genérica, podemos decir que el Compliance son un conjunto de medidas que todos los miembros de una empresa deben cumplir. Estas medidas persiguen garantizar que la actuación de todos los miembros de una empresa está siendo acorde a la normativa jurídico – penal. Además, estas medidas también tienen como objetivo facilitar el descubrimiento de aquellas actuaciones que no haya sido acordes a la legalidad y hacer posible la imposición de una sanción.

Dicho de otro modo, y asimilándolo con el principio de responsabilidad proactiva en materia de protección de datos, se pretende que el Compliance sea parte de la organización interna de la empresa. Es decir,  se persigue conseguir que todos los miembros de una empresa, actúen de forma legal por el simple hecho de ser la forma natural de actuar en el seno de esa empresa. Y no, porqué se trate de una imposición legal o del modo más sencillo de evitar posibles sanciones.

Los pilares básicos del Compliance

La cultura del Compliance

La cultura del cumplimiento es esa interiorización que mencionábamos antes. No es solo el saber que se ha de cumplir la normativa, sino también el querer cumplirla. Esta cultura de cumplimiento incumbe a todos los integrantes de una empresa e implica:

– La necesidad de actuar siempre conforme a Derecho,

– Utilizar todas las medidas necesarias para cumplir las obligaciones,

– Y denunciar las irregularidades.

En este sentido, se da gran importancia a que las empresas soliciten asesoramiento todas las veces que resulten necesarias. Por ejemplo, en caso de que se tenga alguna duda sobre la legalidad o ilegalidad de alguna actuación prevista en el seno de la misma.

El pre-establecimiento de objetivos empresariales

AEstablecer o fijar unos objetivos empresariales en Compliance, hará que el cumplimiento de la normativa sea más sencillo. De hecho, es aconsejable fijar unos objetivos principales e ir desgranándolos en objetivos más pequeños, para que el cumplimiento de todos ellos sea más fácil y clarificador. Es la forma más recomendable de obtenerlo ya que te permite hacerlo desde la comodidad de tu casa, evitando así colas y desplazamientos. Además, lo obtendrás al instante. 

Evaluación de riesgos

Cada empresa es diferente y por ello cada una tiene sus propios riesgos. Estos riesgos serán diferentes en cada empresa, atendiendo a su ámbito de actuación y a su actividad empresarial en general.

Analizar qué riesgos pueden derivarse de la actividad de una empresa es un paso fundamental para cumplir con la legalidad. Los riesgos tienen en cuenta distintos factores como la probabilidad y el daño. Es decir, se valora qué grado de probabilidad existe de que un riesgo concreto se materialice y el nivel de daño que causaría si el riesgo llegara a materializarse. Atendiendo a estos factores, se podrá distinguir entre:

– Los riesgos que deben ser más controlados hasta el punto, si es posible, de casi llegar a eliminarlos,

– Y aquellos riesgos que forman parte de la actividad empresarial y que deberán ser prácticamente aceptados por ser inherentes a la misma.

Adopción de las medidas necesarias para contener el riesgo

La evaluación de los riesgos que comentábamos en el apartado anterior es básica para establecer qué medidas de control deben adoptarse para intentar controlar esos riesgos.

Se deberán tomar las medidas pertinentes para cada puesto de trabajo hasta lograr minimizar los riesgos previsibles bajo el umbral de lo jurídico-penalmente aceptable.

Delimitación de los ámbitos de competencia

Tal y como decíamos al principio, el Compliance también tiene como objetivo facilitar el descubrimiento de aquellas actuaciones que no sean acordes a Derecho y, conseguir así dirimir las responsabilidades pertinentes que se deriven de las infracciones.

En este sentido, se considera indispensable delimitar los ámbitos de competencia de una empresa, así como fijar las personas responsables de cada ámbito.

Sistemas internos de comunicación 

Todos estos pilares son necesarios y cumplir únicamente con alguno de ellos, haría que el programa de cumplimiento de la empresa fuera incompleto.

Por ejemplo, imaginemos que una empresa evalúa sus riesgos, pero no adopta las medidas necesarias para contenerlos. ¿Verdad que no serviría de mucho? Pues bien, ahora imaginemos que la empresa evalúa los riesgos y adopta las medidas necesarias, perO esta información no llega los miembros de la empresa. ¿Cómo se supone que deben cumplir los trabajadores estas medidas?

Estos ejemplos sirven para darnos cuenta de la necesidad de que la empresa cuente con unos canales internos de información. Estos canales han de permitir que todos y cada uno de sus miembros tengan toda la información necesaria para cumplir con las normativas y actuar así de la forma correcta.

Sistemas de supervisión y sanción

Por último, es importante contar con un sistema de supervisión y sanción. El Compliance busca identificar la infracción y el infractor, para poder sancionar. Pero la cosa no se queda ahí. Mediante los programas de cumplimiento se obliga a revisar el sistema de la empresa hasta poder encontrar el error. Resulta esencial conocer porqué se ha originado el error y adoptar, si procede, las medidas necesarias para evitar que se vuelva a producir.

Ahora que ya hemos visto qué es el Compliance y cuáles son sus pilares básicos, pero ¿cómo conseguimos cumplir con todo esto? Con un Programa de Cumplimiento.

Los programas de cumplimiento

Los Programas de Cumplimiento, también conocidos como Programas de Prevención de riesgos penales, son un conjunto de normas que se establecen para cada empresa en particular, en los que se recogen entre otros y a título ejemplificativo:

• Los sistemas empresariales internos de gestión de los riesgos;
• Los procedimientos y medidas adoptadas para contener dichos riesgos;
• Los sistemas de supervisión de la empresa;
• Y Las sanciones internas para los supuestos de infracciones.

El programa de cumplimiento ha de constituirse como la guía legal de actuación de la empresa ante los riesgos que puedan derivarse de la actuación de ésta. Por ello, cada empresa deberá tener su propio programa de cumplimiento. Es desaconsejable aplicar el mismo programa en distintas empresas, ya que cada una de ellas cuenta con sus propias particularidades.

Por último, cabe tener en cuenta que la aplicación real y efectiva de un Programa de Cumplimiento puede considerarse como una atenuante de la responsabilidad “penal” de las personas jurídicas.

Ventajas de contar con un programa de Compliance

Para valorar si quieres implantar un programa de Compliance en tu empresa, puede serte de utilidad conocer qué ventajas puede aportarte contar con un programa de este tipo.

1. Detecta los riesgos y evita en gran medida su materializacion. 

Tal y como ya hemos mencionado antes, la evaluación de los riesgos te permitirá detectar aquellos riesgos que deben ser erradicados y te permitirá controlar aquellos que deban ser aceptados. Además, las medidas de contención adoptadas permitirán minimizar la probabilidad y el daño de éstos.

2. Facilita la revisión de los errores que puedan surgir. 

Al contar con unas normas de actuación y organización internas de la empresa, para el supuesto en el que haya surgido algún error o algún riesgo haya llegado a materializarse, contarás con los procedimientos adecuados para evaluar qué ha sucedido y cómo puede mejorarse la situación empresarial para que no vuelva a acontecer dicho error.

3. Aporta seguridad jurídica a tu empresa. 

El hecho de contar con un programa de compliance aportará una mayor seguridad jurídica a los terceros que intervengan en tu actividad empresarial, ya sean empresas o personas físicas. Dicho de otro modo, a ojos de los demás, aportará la sensación de que tu empresa cumple con la legalidad.

4. Evita responsabilidades penales

Y por último, te permitirá atenuar e incluso, en algunos casos, eximir la responsabilidad penal para aquellos casos en los que se haya cometido alguna infracción.

Esperamos que te haya resultado útil y que ahora ya sepas qué es el compliance y qué ventajas puede aportarte. Si después de leer el post, te ha surgido alguna duda o quieres comentarnos tu situación, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte en lo que podamos.