La gestión de una comunidad de propietarios implica, inevitablemente, el tratamiento de datos personales. Cuando estos datos pertenecen a personas físicas, como puede ser el caso de los propietarios, debe cumplirse con la normativa sobre Protección de Datos.  

¿Es aplicable la normativa de Protección de Datos a las Comunidades de Propietarios?

Según se acaba de mencionar, siempre que en el seno de la Comunidad de Propietarios se traten datos personales de personas físicas, la normativa sobre protección de datos resultará aplicable.

Ahora bien, ¿a qué nos referimos por tratamiento de datos personales? Lo cierto es que la mayoría de comunidades suelen tener un mínimo de datos de cada propietario que permiten identificar quién forma parte de la comunidad. Estos datos suelen ser, entre otros, el nombre,  los apellidos, la dirección o el correo electrónico.

También puede existir un tratamiento de datos personales si la comunidad dispone de cámaras de “videovigilancia” que captan imágenes de las personas que entran y salen del edificio.

Pues bien, todos estos datos personales (el nombre, la dirección, el correo electrónico o la imagen), de acuerdo con la normativa de protección de datos, merecen ser protegidos.

¿Qué implica cumplir con la Protección de Datos?

La Comunidad de Propietarios es la responsable del tratamiento de los datos y por lo tanto, como responsable, recaerán sobre ella todas las obligaciones que se derivan de la LOPDGDD y del RGPD, como por ejemplo, las siguientes:

• Establecer un Registro de Actividades del Tratamiento;
• Facilitar el ejercicio de los derechos a los interesados;
• Realizar un Ánalisis de riesgo y aplicar las medidas de seguridad oportunas;
• Establecer los contratos entre el responsable del tratamiento (comunidad) y los encargados del tratamiento, etc.

¿Quién es la figura del Responsable del tratamiento?

Para entender correctamente el papel que juega la comunidad de propietarios, antes debemos entender cuál es la figura del responsable del tratamiento. De acuerdo con el RGPD, el responsable del tratamiento es aquél que determina los fines y los medios relacionados con el tratamiento de los datos personales. Es decir, es quien determina “qué” datos se van a recoger, “por qué” y “cómo” se van a tratar.

El papel del Administrador de Fincas

Los Administradores de Fincas juegan un papel muy importante en la gestión de las comunidades de propietarios. No obstante, por lo que respecta a la protección de datos, son considerados encargados del tratamiento, puesto que tienen acceso a los datos personales de la comunidad.

¿Quién es la figura del Encargado del tratamiento?

El encargado del tratamiento es aquella persona que trata los datos personales única y exclusivamente por cuenta del responsable del tratamiento. En el caso de las comunidades de propietarios, el Administrador de Fincas tiene acceso a los datos personales de los propietarios, única y exclusivamente por la vinculación contractual que existe entre él y la comunidad. 

Dicho de otro modo, si no existiera dicha vinculación laboral entre él y la comunidad, no podría tener acceso a los datos personales de la comunidad.

Por lo tanto, a nivel legal, deberá formalizarse un contrato de encargado del tratamiento entre la comunidad y el Administrador de Fincas, así como también, con cualquier operador externo, que en el ámbito de la comunidad, pueda tener acceso a los datos personales de los propietarios.

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