La Política de Privacidad es otra de las cláusulas indispensables para tu página web que deberás incluir si tratas datos personales de tus usuarios. Esta cláusula regula el tratamiento de datos que se realiza en tu página web: qué datos se recogen, con qué finalidad, con qué legitimación, durante cuanto tiempo se van a conservar…

La obligación de incluir esta cláusula no se prevé, como en los anteriores casos, en la Ley de Sociedad de la Información sino del Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos digitales (LOPDGDD). Puedes encontrar las normas aquí y aquí. 

¿Cuándo es necesario incluir la Política de Privacidad?

La Política de Privacidad será obligatoria para cualquier página web que trate datos personales de personas físicas, es decir, de sus usuarios. Al existir un tratamiento de datos, éste ha de ser regulado, tal y como se prevé en el Reglamento General de Protección de Datos. 

¿No tienes claro si tratas datos personales? A continuación te explicamos cómo puedes recabar datos a través de tu página web. 

¿Cómo pueden recabarse datos a través de una página web?

Son muchas las formas a través de las cuales se pueden obtener datos personales de cualquier usuario que navegue por una página web. No obstante, creemos que con ejemplos, todo se entiende mejor. Así que para que te hagas una idea más detallada, puedes recabar datos personales a través de: 

• Formularios de contacto; 
• Suscripción a una Newsletter;
• Descarga de recursos, ebooks o cualquier otro lead magnet; 
• Formularios de compra; 
• Participación en sorteos; 
• Comentarios en publicaciones de blog…

Si en tu página web, tienes alguno de estos métodos de recaptación de datos, necesitas de forma obligatoria una Política de Privacidad para tu Sitio web. 

¿Qué información ha de contener la Política de Privacidad?

Para conocer qué información ha de incluirse en la Política de Privacidad debemos atender, principalmente al RGPD, así como a la nueva Ley de Protección de Datos Española, aunque ésta última se remite en muchos aspectos al RGPD.

A grandes rasgos, la Política de Privacidad ha de incluir las siguientes cuestiones:

• Identidad y datos de contacto del responsable y, en su caso, del representante;
• Contacto del Delegado de Protección de Datos, si procede;
• Finalidades del tratamiento: Es necesario hacer constar el motivo por el cual se recaban los datos personales;
• Legitimación del tratamiento: Ha de indicarse la legitimación o base legal que justifica el tratamiento de datos personales;
• Comunicación de datos: Ha de hacerse constar los destinatarios de los datos personales, así como si existe la intención del responsable de transferir datos a terceros países o a organizaciones internacionales;
• Conservación de datos: Ha de informarse al interesado sobre el plazo durante el qual sus datos personales serán conservados por el responsable;
• Derechos de los interesados: Se ha de comunicar al interesado los derechos que dispone respecto de sus datos personales, y el modo en el que puede ejercerlos.

¿Cómo ha de facilitarse la información?

• Información por capas: La información puede facilitarse en dos capas. Es decir, en la primera capa se da una información sobre la Política de Privacidad más genérica y comprimida y se remite a la segunda capa. En esta segunda capa, la información es mucho más extensa y detallada. Dicho de otro modo, la información por capas permite al usuario hacerse una primera idea genérica sobre la Política de Privacidad y aquel que quiera leer con más exactitud algún aspecto concreto sobre la misma puede ir a la segunda capa. 
• Personalizada: La Política de Privacidad ha de ser redactada teniendo en cuenta los métodos de recaptación utilizados en cada página web, así como los datos personales que se utilizen en cada caso. Por este motivo, es esencial que las cláusulas legales se redacten atendiendo a cada caso concreto, ya que no todas las páginas webs recaban el mismo tipo de datos ni del mismo modo. 
• Informacion concisa: Ha de darse la información estrictamente necesaria, evitando incorporar información innecesaria, y utilizar una redacción ambigua y confusa. 
• Información transparente: La información ha de ser transparente en el sentido de ofrecer toda la información a los usuarios, sin letra pequeña, sin ambiguedades o definiciones genéricas.
• Información accesible: La información sobre la política de privacidad ha de ser fácilmente accesible para los usuarios, es decir, no puede estar escondida en la página web, sino que la han de poder encontrar los usuarios de una forma fácil y rápida. 
• Lenguaje claro y sencillo: Se ha de utilizar un lenguaje claro y sencillo para que cualquier usuario medio pueda comprender la Política de privacidad y, a su vez comprenda qué hace el titular del Sitio web con sus datos personales. 

¿Cómo puedo saber si necesito esta cláusula legal?

Para que puedas averiguar de una forma fácil y rápida si necesitas una Política de Privacidad para tu página web, en el siguiente enlace encontrarás un recurso gratuito que te permitirá conocer en menos de 4 minutos si tu página web requiere de ésta cláusula legal. 

¿Conoces cuáles son las cláusulas legales indispensables para tu página web? Cada página web es única y en nuestra opinión lo ideal es que las cláusulas legales sean redactadas de forma personalizada. No obstante, es posible generalizar qué cláusulas suelen incluir la mayoría de páginas web, aunque como veremos, con algunos matices. 

Normativa de referencia

La normativa de referencia por lo que respecta a las cláusulas legales de las páginas web es la Ley 34/2001, de 11 de julio de Servicios de la Sociedad de Información y Comercio Electrónico. Puedes encontrarla aquí.

Aunque por lo que respecta a la Política de Privacidad, como veremos más adelante, también deben tenerse muy en cuenta el Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016, y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, ley que se remite, en numerosas ocasiones, al Reglamento Europeo.

Asimismo, y dependiendo también del caso concreto,  también podrá resultar de aplicación la normativa en materia de:

• Propiedad intelectual e industrial,
• Defensa de los consumidores y,
• Contratos y condiciones generales de la contratación.

El aviso legal 

El aviso legal es una de las cláusulas indispensables para tu página web. Podríamos decir que es la cláusula más básica, por lo que a su contenido respecta. Mediante el aviso legal, nos identificamos en el mundo de Internet. El aviso legal nos permite identificarnos y  hacer saber a los internautas quien es el responsable del contenido que se publica en la misma. Aunque no siempre es obligatorio, nosotros siempre lo recomendamos, pues aporta más transparencia a las páginas web, además de credibilidad al contenido que se publique.

Así pues, en el aviso legal pueden incluirse las siguientes consideraciones:

• Datos identificativos: Tal y como mencionábamos antes, en el aviso legal es indispensable hacer constar aquellos datos que permitan al usuario identificar quien es el titular del sitio web.
• Adquisición de la condición de usuarios y responsabilidades en el uso y participación en la web o blog: Se ha de especificar cuando la persona que navega por el sitio web se considera usuario y las responsabilidades que pueden derivarse de un mal uso del portal.
• Propiedad intelectual e industrial: Este apartado es conveniente para plasmar sobre qué elementos del sitio web existen derechos de propiedad intelectual y/o industrial, y si se otorgan derechos de uso sobre éstos.
• Responsabilidades del titular de la página web: Se puede hacer mención a las responsabilidades que asume el titular de la página web por el contenido incluido en la misma, así como a las exclusiones de garantías o responsabilidades por daños provocados durante la navegación.
• Noción mínima a la Política de privacidad y a la Política de cookies: En ocasiones, también se incorpora una referencia a la Política de Privacidad y a la Política de Cookies del sitio web y se añade un enlace a las mismas.
• Enlaces: Puede hacerse una consideración a la responsabilidad que asume el titular de la página web por los enlaces a páginas web ajenas.
• Modificación del sitio web y/o del aviso legal: Puede dejarse constancia de las circunstancias en las que puede darse una modificación del sitio web y /o del aviso legal, así como si resulta necesario el previo aviso a los usuarios, entre otras cuestiones.
• Cualesquiera otras cuestiones que se consideren relevantes para el caso concreto.

La Política de Privacidad

La Política de Privacidad es otra de las cláusulas indispensables para tu página web que deberás incluir si  recabas datos personales.

¿Cómo pueden recabarse datos a través de una página web? 

A modo de ejemplo, pueden recabarse datos mediante:

• Formularios de contacto;
• La suscripción a una Newsletter;
• La descarga de ebooks, o cualquier otro lead magnet;
• Los datos necesarios para formular un pedido o compra online de algún producto o servicio;
• Participación en sorteos, etc.

Son muchas las formas a través de las cuales pueden obtenerse datos personales, de cualquier persona que navegue por una página web. Incluir en una página web, alguno de estos métodos de recaptación de datos, implica necesariamente contar con una política de privacidad.

¿Cómo ha de ser la Política de Privacidad?

Ha de ser redactada teniendo en cuenta los métodos de recaptación de datos utilizados por el responsable, así como los datos personales que se recaben. Ten en cuenta que los elementos que se valoran al redactar esta cláusula no tienen por qué coincidir con el resto de  páginas web.

No obstante, sí que existen unos elementos comunes en cualquier Política de Privacidad. Y es que, todas ellas han de ser claras y comprensibles para la persona media, sin que lleguen a ser demasiado extensas. La Política de Privacidad sirve para informar al interesado del uso que se hace de sus propios datos personales y de qué derechos puede ejercer sobre ellos. Por ello, hay que evitar usar expresiones ambiguas o demasiado genéricas que dificulten la comprensión del texto.

¿Qué información ha de incluirse en la Política de Privacidad?

Para conocer qué información ha de incluirse en la Política de Privacidad debemos atender, principalmente al RGPD, así como a la nueva Ley de Protección de Datos Española, aunque ésta última se remite en muchos aspectos al RGPD.

A grandes rasgos, la Política de Privacidad ha de incluir las siguientes cuestiones:

• Identidad y datos de contacto del responsable y, en su caso, del representante.
• Contacto del Delegado de Protección de Datos, si procede.
• Finalidades del tratamiento: Es necesario hacer constar el motivo por el cual se recaban los datos personales.
• Legitimación del tratamiento: Ha de indicarse la legitimación o base legal que justifica el tratamiento de datos personales.
• Comunicación de datos: Ha de hacerse constar los destinatarios de los datos personales, así como si existe la intención del responsable de transferir datos a terceros países o a organizaciones internacionales.
• Conservación de datos: Ha de informarse al interesado sobre el plazo en el que sus datos personales serán conservados por el responsable.
• Derechos de los interesados: Se ha de comunicar al interesado los derechos que dispone respecto de sus datos personales, y del modo en el que puede ejercerlos.

¿Cómo ha de facilitarse la información? 

La información de la Política de privacidad ha de ser:

• Concisa: Ha de darse la información estrictamente necesaria, evitando así una redacción extensa.
• Transparente: Ha de ser transparente, en el sentido, de dar toda la información sin esconder ningún dato al interesado, sin letra pequeña, sin ambigüedades o definiciones genéricas…
• Ha de ser accesible fácilmente: Ha de ser visible. El interesado ha de poder encontrar la Política de privacidad de una página web, de una forma rápida y fácil.
• Utilizar un lenguaje claro y sencillo: El objetivo es que la Política de Privacidad pueda ser entendida por cualquier interesado en el tratamiento.

Términos y condiciones

¿Cuándo es necesario incluir los términos y condiciones en una página web? 

Se podría decir que los términos y condiciones son necesarios cuando estemos ante un e-commerce o tienda online.  Es decir, cuando se ofrecen productos y/o servicios con compra online, a través de una página web.

¿Para qué sirven los términos y condiciones? 

El objetivo de los términos y condiciones es permitir a los usuarios tener conocimiento sobre la responsabilidad que asume el titular de la web respecto del producto que vende o respecto del servicio que ofrece, a través de esta.

Asimismo, sirve para poner en conocimiento del usuario los derechos y obligaciones que tiene al acceder o adquirir un determinado servicio o producto. Dicho de otro modo, son las reglas básicas del contrato que vincula al comprador/usuario con el vendedor/titular de la web.

¿Qué contenido ha de incluirse en los términos y condiciones? 

De nuevo y a grandes rasgos, los contenidos que suelen incluirse en el texto de términos y condiciones son:

• Los datos de identificación: Del mismo modo que en el aviso legal, el objetivo de hacer constar los datos identificativos en los términos y condiciones es que los usuarios o navegadores de la web, conozcan con quien están contratando y quién es el responsable de la web.
• Derechos de propiedad intelectual e industrial: Ha de indicarse quién es el titular de los derechos de propiedad intelectual e industrial, si procede. Además también deberá indicarse el tipo de licencias de uso que se otorgan a los usuarios sobre el contenido, los productos o servicios incluidos en la página web. Por ejemplo, si la página web tiene un blog, es importante establecer qué licencia se otorga a los usuarios sobre:
  • Los posts que se publican,
  • Las imágenes que contenga la página web,
  • Los logos, etc.
• Proceso de contratación: Ha de facilitarse la información necesaria con el fin de que el usuario conozca cómo es el proceso de compra.
• Producto y/o servicio objeto de contratación: Es necesario hacer constar una descripción del producto y/o del servicio que se ofrece. Esta información ha de permitir al usuario conocer con detalle en qué consiste el producto o servicio, antes de contratarlo para saber si verdaderamente le interesa o no.
• Condiciones de la contratación (precio, duración y formas de pago): Por lo que respecta a la información relativa a las condiciones de contratación, es necesario indicar cuestiones como por ejemplo:
  • Si los precios que figuran en el sitio web incluyen o no impuestos,
  • Si los gastos de envío están también incluidos o por el contrario hay que pagarlos aparte,
  • Especificar las formas de pago con las que cuenta el usuario,
  • Los plazos previstos de envío,
  • La posibilidad de efectuar cambios y/o devoluciones, etc.
• Ofertas y promociones: Para el supuesto en el que se realicen ofertas y promociones, deben incluirse las condiciones específicas por las que deben regirse.
• Ley aplicable y tribunal competente en caso de conflictos: Es recomendable también hacer constar la ley aplicable y los tribunales competentes, en caso de conflicto.

Política de cookies 

Por último, cabe hacer referencia a la Política de cookies. aunque quizás esta ya se ha convertido en una cláusula legal más habitual, ya que estamos acostumbrados a ver, como mínimo los avisos de cookies, por todas partes.

Resumidamente, la Política de cookies es la cláusula legal en la que se establece el tipo de cookies que utiliza la página web (cookies propias, de terceros, de publicidad, etc), el uso que se da a la información obtenida a través de las cookies y las consecuencias que implica aceptar o no el uso de éstas.

Además, a veces también se considera conveniente hacer una breve mención a como éstas pueden configurarse desde el mismo navegador del usuario.

Si quieres saber más sobre las cookies te recomendamos leer estas publicaciones:

• Las Cookies: qué son, para qué sirven y tipos de cookies.
• Como saber qué cookies usa mi web.
• Cómo instalar el aviso de cookies en tu web. 

Esperamos que este post te haya resultado útil, y si es así, que lo compartas con aquellas personas a las que creas que puede interesar este tema. A pesar de que es un post muy extenso, si aun así te has quedado con alguna duda, coméntanos tu duda debajo y miraremos de resolvértela cuanto antes. ¡Gracias por leernos!

Si tienes un blog, una página web o un e-commerce que utiliza cookies, debes incluir un Aviso legal de cookies. Si no sabes si tu sitio web utiliza cookies, este post puede serte de utilidad para averiguarlo.

Antes de nada, mencionar que en esta publicación vamos a intentar mostraros cómo instalar un aviso de cookies para páginas web que hayan sido creadas con WordPress, ya que es la plataforma que utilizamos y conocemos nosotros, aunque quizás puede resultarte de utilidad en cualquier otro caso. Ahora si, ¡empecemos!

¿Qué es el Aviso de Cookies?

Es una ventana emergente (pop-up) que aparece cuando entramos en una página web por primera vez o después de haber borrado nuestros datos de navegación. Este aviso es utilizado para informar al usuario de que la página web que está visitando utiliza cookies. Además, se solicita  la aceptación de su uso y se añade un link a la Política de cookies.

¿Cuándo debes incorporar un aviso de cookies?

Esto es más sencillo de lo que parece. Si tienes una página web, un blog o una tienda online y utilizas cookies, con independencia de qué tipo de cookies se trate, debemos informar a los usuarios y por lo tanto añadir un Aviso de Cookies.

¿Por qué debemos incluirlo?

Pues porque las cookies permiten almacenar datos personales de los usuarios y, siempre que tengamos acceso a datos de carácter personal de personas físicas, se considera que se está realizando un tratamiento de datos. En este sentido, tanto el RGPD como la Ley 34/2002, de servicios de la sociedad de la información y comercio electrónico, exigen que el usuario no solo sea informado, sino que además se solicite su consentimiento expreso. 

¿Cuál ha de ser el contenido del Aviso?

Es importante recordar que el contenido ha de ser breve, ya que la información detallada ha de constar en la política o apartado de cookies. Por este motivo, en el Aviso añadiremos un link a la mencionada política.

Nuestro aviso deberá incluir los siguientes datos: 

1.  Deberá indicar que el sitio web utiliza cookies
2. El tipo de cookies que se utilizan, es decir, si son propias o de terceros.
3. La finalidad de las cookies, en otras palabras, qué uso se va a dar a la información obtenida a través de las cookies.
4. Y el link a nuestra Política de Cookies.

Visto todo lo anterior, ya es hora de conocer la información que habéis venido buscando. 

¿Cómo instalar el Aviso de Cookies en nuestra Web?

Existen dos formas diferentes que veremos a continuación. Ambas opciones son buenas, aunque nosotros recomendamos la primera de ellas.

1. Configurar el Aviso con Pluguin

Un plugin es como una aplicación que instalamos en nuestra página web y que nos permite llevar a cabo una funcionalidad concreta, en este caso, instalar el Aviso de Cookies. La ventaja principal de este sistema es lo sencillo que es su instalación y configuración. La parte negativa es que instalar un plugin siempre va a relantizar un poco el tiempo de carga de nuestra página web, y ya sabemos lo importante que es para los usuarios que un sitio web logre cargarse rápidamente.

Existen muchos plugins que te ofrecen esta posibilidad, pero nosotros vamos a utilizar el pluguin GDPR Cookie Consent. Para escoger el mejor plugin para tu sitio web puedes valorar distintos factores como el número de descargas, la última fecha de actualización, si es compatible o no con tu tema de wordpress, las opiniones, etc. 

Los pasos que debes seguir para configurar el aviso con el plugin de GDPR Cookie Consent son los siguientes:

Instala y activa tu pluguin

1. Instalar el plugin y activarlo.  Dentro del panel de administrador de WordPress, haz click en el apartado plugin, busca el que desees y haz click en instalar y posteriormente activar.

2. Una vez activado, te aparecerá en la columna de la izquierda de tu panel de administración. Haz click y se te mostrará la siguiente pantalla:

Personaliza el diseño y estilo de tu barra de cookies

3. Hay tres pestañas que deberemos configurar:

A) En la pestaña General, podremos personalizar los siguientes extremos:

• Activar o desactivar la barra de cookies.
• Formato de la barra de cookies: como banner, ventana emergente o widget.
• Posición de la barra: es decir, en qué lugar de la web se va a mostrar, si en el pie de página o en la cabecera.
• Si al aparecer/cargar la barra sea animada o fija. 
• Si al ocultarla, la barra desaparezca o sea animada igualmente.
• Si queremos que al transcurrir un determinado lapso de tiempo, a pesar de que el usuario no la acepte, desaparezca la barra o por el contrario, permanezca en la web.
• Y por último, elegir si al seguir navegando, queremos que la barra se oculte al entender que el usuario acepta la política de cookies.

B) En el apartado Customise Cookie Bar, podrás elegir el texto que deberá incluir tu barra así como su diseño (color de fondo, color del texto, tipografía, etc.).

C) Y por último, la pestaña Customise buttons, te permite personalizar el texto y el formato de los botones y enlaces.

1. Configurar el Aviso sin Pluguin

Existen diferentes páginas con las que puedes crear tu aviso sin necesidad de utilizar un plugin. No obstante, nosotros os recomendamos Cookie Consent by Insites. 

Los pasos que debes seguir son los siguientes: 

Diseño y estilo de la barra

1. HAZ CLICK EN EL ENLACE que te hemos indicado arriba y, una vez hayas sido redireccionado a su página web, PINCHA EN DOWNLOAD (ARRIBA A LA IZQUIERDA).

2. Te aparecerán dos columnas. A la izquierda “Configure”, columna en la que deberás hacer los cambios y a la derecha “Copy the code”, columna en la que te aparecerá el código que deberás copiar al finalizar todos los pasos.

3. Apartado POSITION (Posición): Debes indicar dónde quieres que aparezca tu aviso. 

Dispones de las siguientes opciones:

• Banner bottom: Aparecerá en la parte inferior de tu página web, en el footer. 
• Banner top: Aparecerá en la parte superior de tu página web, en el header. 
• Banner top (pushdown): Aparecerá en la parte superior, pero de un modo diferente al anterior.
• Floating left: Flotando a la izquierda.
• Floating right: Flotando a la derecha.

Escoge el que más te guste o creas que vaya a ir mejor según el diseño de tu sitio web.

4. LAYOUT (estilo): Hay cuatro estilos diferentes, escoge el que más te guste.

5. Sección PALETTE (colores). Puedes escoger una de las siguientes opciones: 

• Optar por una paleta de color predeterminada que ellos mismos te facilitan.
• Crear tu propio aviso con tus colores personalizados.
• Combinar las dos opciones anteriores: elegir una paleta predeterminada, por ejemplo para el fondo y, modificar el color del botón por el tuyo propio.

Nosotros recomendamos la segunda opción, ya que probablemente tu página web ya tenga tus propios colores y lo mejor sea optar por los colores que ya hayas utilizado, manteniendo así una armonía visual.

Enlace a la Política de Cookies

6. Enlace: LEARN MORE LINK (Link de Leer más). 

En este apartado se nos ofrecen dos opciones para añadir el enlace de “Leer más”:

• Link to cookiesandyou.com: Para que enlaces ese “leer más” a una página que proporciona Cookie Consent.
• Link to our own policy: Para enlazarlo a tu propia página de Política de Cookies, que ya hayas creado previamente.

En nuestra opinión, la mejor opción es enlazarlo con tu propia política de Cookies ya que ésta debería ser personalizada a las cookies que tu utilizas. No obstante, si no dispones de la misma, mejor una página estándar como es la de Cookie Consent que nada.

Tipo de conformidad

7. COMPLIANCE TYPE (Tipo de conformidad).

En este apartado, se nos muestran tres opciones diferentes:

• Just tell users that we use cookies: Solo se mostrará el botón de aceptar las cookies (o que está de acuerdo si sigue navegando).
• Let users opt out of cookies: Opción avanzada. Además del botón de aceptar, aparecerá otro botón de deshabilitar cookies (o que no está de acuerdo).
• Ask users to opt into cookies: Opción avanzada. El visitante puede elegir qué cookies acepta y cuales no.

Para las opciones avanzadas, es posible que tengas que hacer alguna modificación de código HTML/CSS de tu sitio web. Si no eres muy experto en la materia, te recomendamos que eligas la primera, ya que no deberás hacer ningún cambio y es totalmente legal.

Personalizar el texto de la barra

8. El último apartado relativo a CUSTOM TEXT (Texto personalizado).

En este apartado puedes personalizar el texto:

• Message: El texto donde das la información sobre el uso y el tipo de cookies que utiliza tu web.
• Dismiss button text: El texto que quieres poner en el botón (aceptar, habilitar, acepto…).
• Policy link text: El texto que pondrás en el link que lleve a tu página de Política de Cookies o a la página de Cookie Consent. (Por ejemplo, “Leer más”).
• Denny button text: Este botón solo aparece si en el apartado de Compliance type  elegimos la  opción de deshabilitar cookies (let users opt out of cookies).

Una vez hayas acabado todos estos pasos, solo te queda copiar el código que aparecerá en la columna de la derecha. Este código deberás añadirlo directamente a tu tema de WordPress (modificando el código). Por este motivo te recomendamos que antes hagas una copia de seguridad, para evitar perder la configuración de tu página web si añades mal el código. Puedes encontrar vídeos en Internet que te mostrarán cómo añadir ese código. Aunque de nuevo, si no eres muy experto o no lo ves muy claro, antes de intentarlo, prueba mejor con un plugin.